我々が社会人になったころはまだまだ携帯電話が普及し始めた時代。
社会人3年目くらいに初めてPHSを持ちました。
それで仕事の効率が劇的に良くなりました。
その後、パソコン、インターネット、メール、スマホという風にビジネスのツールはどんどんと進化して、この30年で激変し、スマホとパソコンだけで仕事が完結できるようになりました。
そういう背景を辿ってきて最近思うのは、ビジネスでの連絡のやり取り、コミュニケーションツールは「電話」を抜いて「メール」へ移行したということです。
この2つのビジネスツールはどう使い分けるのが良いのでしょうか?
私なりに考えてみました。
電話の方が良いケース
とにかくスピードが求められる場面
緊急、すぐに回答が欲しい、メールで打ち込むよりも早い、用件は手短に伝わればいい場合に電話は必要です。
文章では伝えにくいニュアンスを求められる場合
声の抑揚や雰囲気で心情は文章よりは全然伝わりやすくなります。
文章では冷たく感じる場合も同じ言葉を声で聴くのと、文章では全然印象は変わります。
謝罪等も伺う前に先ずは電話でという場合もあります。
メールの方が良いケース
複数の人に同時に伝えたい場合
これは確かに便利です、電話だと複数にかけないといけませんが、メールだと同時に伝えることができます。
伝えたい内容を残すことができる
電話は相手の行動を制限することになりますし、時間帯や内容によってはビジネスマナーとしてはダメなケースがあります。
ですがメールだと受け取る方の好きな時間に読むことができます。
また電話では聞いた聞いてない、言った言わないのトラブルがありますが、メールはそれがありません、しかも消去しない限り何回でも見直すことが可能となります。
日時や場所の聞き間違い等もなくなります。
大事なのは使い分け
「電話」と「メール」は使い分けが大事です。
「電話」は相手の時間を奪うツールだともいわれるようになりました、しかし声で伝えることも必要です。
ですが今「電話」するような内容でなければ「メール」でいち早く伝えて、明日○○時にお電話しますと一文添えるので良いのではないでしょうか?
相手の事を思って今は「電話」なのか「メール」なのかをチョイスすれば全然問題ないことなんです。
しかしなかなかそう思えない人は実はまだまだ多いんですよ。
「電話」の方が楽だし、文章書く方が時間かかるという考えの人も多く存在します、自分の事だけしか考えてない人です、昨今ではすぐ「電話」する人に仕事ができる人は少ないといった声や、営業マンはすぐ電話したがるとも...
私も一応不動産エージェント(営業マン)です、気をつけようといつも思ってます。
また、メールだと送付先を間違えるということも無くは無いですから、電話以上に慎重になるケースもありますね。(過去に失敗あり💦)
便利で使い勝手の良いものはどんどん取り入れる柔軟さはビジネスでは必要です。
そしてどのツールも使うのには慎重に、そして相手の事を考える気持ちを持つことが大事ですね。
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記事作成:R.SAKAMOTO(坂本)
NO.476